Open Space Konferenz

Ich konzipiere, gestalte und moderiere Konferenzen mit Hilfe der Open Space
Methode. Dabei handelt sich um ein revolutionäres Konferenzmodell, das
verblüffend einfach ist, zu unerwarteten Durchbrüchen führt und erstaunliche
Ergebnisse hervorbringt. Nach meinen Erfahrungen schafft es "Raum" für neue
Ideen, für ein selbstbestimmtes Arbeiten, für weitreichende Lernerfahrungen
und nicht zuletzt für jede Menge Spaß und Begeisterung.

Open Space oder die Kunst Kaffeepausen zu organisieren

Open Space ist eine Methode zur Selbstorganisation von Gruppen (20 - 1000 Teilnehmer). Sie entstand aus der Beobachtung heraus, dass die eigentlich wichtigen und guten Ideen bei Tagungen, Konferenzen und Seminaren häufig in den "Pausen" entstehen.

Um das Potential einer Open Space Konferenz zur vollen Entfaltung zu bringen, sind speziell drei Dinge wesentlich:

1. ein für alle Beteiligten bedeutsames Thema
2. Vertrauen in die beteiligten Personen
3. eine professionelle Unterstützung für die Gestaltung des Rahmens.

Die Teilnehmer gestalten auf dieser Basis ihre eigene Agenda. Diese kann im Laufe der Konferenz durchaus Änderungen erfahren.

Eine Dokumentation der Ergebnisse wird begleitend erstellt. Sie macht den Workshop und jede Idee nachvollziehbar. Sie wird den Teilnehmern am Ende der Konferenz mit auf den Heimweg gegeben.

Harrison Owen, ein amerikanischer Organisationsberater, hatte Anfang der achtziger Jahre diese Idee. Vorgegeben sind ein einfacher Rahmen und eine zeitliche Struktur. Die wichtigsten Akteure sind die Teilnehmer, die individuell oder als Gruppe verantwortlich für den Inhalt, den Lernprozess, die Kommunikation, die Kultur der Konferenz und letztlich für das Ergebnis sind.

Der zeitliche Rahmen beträgt im Idealfall drei Tage. Die Konferenz sollte nicht weniger als einen Tag dauern. Bei einer dreitägigen Konferenz finden täglich vier Einzelsession von ca. 1,5 Stunden in kleineren Gruppen statt. Ein wichtiges Prinzip lautet: "Wer immer kommt, ist gerade die richtige Person". Es wird angenommen, dass gerade derjenige der aus freier Entscheidung teilnimmt, der bereit ist, sich einzulassen, neugierig auf das Thema ist und oder ihm das Thema unter den Nägeln brennt.

Und das soll funktionieren? - Probieren Sie es aus !

Open-Space im Detail

Die Durchführung (nach Owen 1995)
Die Konferenz beginnt mit der gesamten Gruppe, im Kreis sitzend. An der Wand hängen die Regeln für die Konferenz gut sichtbar und werden kurz erläutert. Harrison Owen erzählt dann in seinen Eröffnungen über "die Idee" des Open Space, als einen Raum, in dem "High Learning" stattfindet. Ein Raum voller Möglichkeiten, in dem jeder die Freiheit und die Möglichkeit hat, aber auch die Verantwortung, seinen persönlichen Beitrag zum Gesamtthema einzubringen.
Die Teilnehmer werden sozusagen eingeladen, eine eigene Thematik, für die sie ein besonderes Engagement empfinden oder was ihnen "unter den Nägeln brennt" öffentlich einzubringen, indem sie es auf ein Blatt Papier schreiben, verkündigen und dann an die "Informationswand" mit Namen, Zeit und Raumangabe hängen. Nachdem alle, die ein Thema einbringen wollten dies verkündet und an die Wand gehängt haben, wird der "Marktplatz eröffnet". Nun gehen die Konferenzteilnehmer zu der "Informationswand" und entscheiden zu welchen der angebotenen Themenkreise sie gehen möchten. Falls sich für ein spezifisches Thema niemand interessiert, wird der Initiator selbst ein anderes Thema vorschlagen oder es allein bearbeiten oder sich einer anderen Gruppe anschließen. Auf diese Art und Weise ist jeder Teilnehmer potentiell Initiator, Referent oder Mitglied einer Gruppe. Bei einer dreitägigen Konferenz hat somit jeder die Chance in zehn verschiedenen Themenkreisen mitzuwirken, sowohl als Zuhörer, Referent oder Experte für spezifische Fragen.
Nach Abschluss der Agenda, beginnt die Arbeit in den gebildeten Themenkreisen. Die Arbeit vollzieht sich in der Regel im verbalen Dialog, es können aber auch kreative Techniken wie malen, Pantomime etc. genutzt werden. Die Arbeitssitzungen dauern etwa 90 Minuten, jeweils zwei am Vormittag und zwei am Nachmittag. Ist eine Gruppe nicht fertig geworden, so kann das Thema in der nächsten Sitzung fortgesetzt werden. Im Idealfall sollten viele Räume für Kleingruppen und informelle Plätze wie Terrassen, Garten, Cafe etc. zur Verfügung stehen.
Am Ende des Tages kommen die Kongressteilnehmer zu einem Informationsaustausch zusammen und am Morgen jedes Tages wird die Agenda im großen Kreis ergänzt und modifiziert.

Nur wenige Regeln bestimmen den Ablauf
"Das Gesetz der zwei Füße". Es erlaubt, dass jeder Teilnehmer eine Arbeitsgruppe oder Interaktion verlassen darf, wenn er das Gefühl hat, in dieser Situation nichts zu lernen oder nichts beitragen zu können. Diese Regel ermöglicht die Mitbestimmung über Inhalt und Form. Man geht einfach weg. In der "Open Space" Kultur ist dies nicht nur akzeptiert, sondern erwünscht. Damit ist jeder Teilnehmer selbst verantwortlich für die Effizienz für sich und andere. Es gibt die "Hummeln" und die "Schmetterlinge". Hummeln nehmen sich die Freiheit von Gruppe zu Gruppe zu fliegen, sich zu vertiefen und eventuell befruchtend zu wirken. Schmetterlinge fliegen ebenfalls von Thema zu Thema aber vertiefen sich nicht wirklich, sondern verkörpern Leichtigkeit und Spaß und entwickeln oft kreative Situationen. Die Hummeln und Schmetterlinge sind durch ihre Teilnahme an vielen verschiedenen Gruppen auch Träger von Informationen des Gesamtprozesses.

Open Space funktioniert nach vier Richtlinien:

1. Wer immer kommt, ist gerade die richtige Person.
2. Was auch geschehen mag, es ist das einzige was geschehen kann.
3. Wann immer es beginnt, ist es die richtige Zeit.
4. Vorbei ist vorbei.

Dies sind die Regeln, die sichtbar aufgehängt werden und selbsterklärend sind. Die Erklärung des Ablaufs für die Teilnehmer kann in aller Kürze geschehen, wichtig ist jedoch die Schaffung einer Kultur von Sicherheit und Vertrauen in Raum und Zeit. An diesem Punkt wird ein Open Space besonders spannend für die Begleiter, die große Unsicherheit und Unruhe, das Gefühl nicht zu wissen wozu man eigentlich da ist und was nun zu machen ist. Die ersten stellen ihr Anliegen vor, danach ist das Eis gebrochen. Die Konferenz nimmt ihren Selbstlauf im Rahmen des geöffneten Ortes und der Zeit. Die Open Space Konferenz wird immer mit allen Teilnehmern in der Gesamtgruppe in einem Reflexionsprozess abgeschlossen. In der Abschlussrunde kann jeder Teilnehmer einen Kommentar abgeben.

Dokumentation
Die Referenten der Arbeitsgruppen werden gebeten, in einem vorbereiteten Protokoll die Ergebnisse der Arbeitsgruppe kurz zu protokollieren. Die Protokolle aller Themengruppen werden zum Schluss vervielfältigt und jedem Teilnehmer ausgehändigt, als Ergebnis-grundlage für weiterführende Arbeiten.

Implementierung und Weiterentwicklung
Die im Ergebnis erzielten Hinweise ermöglichen es dem Individuum und der Organisation insgesamt, die dokumentierten Aktionsschritte zu ordnen und zu implementieren, hierbei übernehmen meistens die "Einberufer" oder Leiter einer Arbeitsgruppe weiterhin die Führung, da sie sich oft am stärksten mit dem Thema identifizieren. In den turbulenten Zeiten einer Veränderung in einer Organisation kann eine professionelle Hilfe von außen (Katalysator) sinnvoll sein.

Die Aufgabe des Begleiters
Nach Owen ist seine Aufgabe als Konferenz-Leiter "Raum und Zeit" zu kreieren und zu halten. Er soll nicht in irgend einer Weise in den Prozess eingreifen. Der Begleiter muss sozusagen unsichtbar sein und sich dennoch im Hintergrund in Bereitschaft halten. Diese Aufgabe bedarf einer langen und intensiven psychischen und emotionalen Vorbereitung. Denn auch für den professionellen Begleiter ist OST immer wieder ein Wagnis, in das er sich mit hohem Vertrauen auf sich selbst, die Gruppe und die Gesetze des Universums einlassen muss. Nach Owen gibt es nur einen einzigen Weg des Misserfolgs, das ist der Versuch die Kontrolle auszuüben (Owen 1995).

Die Leistungen von Open Space Technology
Die Leistungen der Methode haben sowohl quantitativen als auch qualitativen Charakter. Die Dokumentation der einzelnen Themengruppen als Aktionsplanung weisen ein messbares Ergebnis vor. Durch die Selbstorganisation und Verantwortung in den verschiedenen Themengruppen kommt es zu einer qualitativen Veränderung in der Organisationskultur. Diese Veränderung geschieht in der Regel schnell und wird individuell von den Teilnehmern und kollektiv von allen Beteiligten getragen. Open Space ist Unterstützer des sich schnell und eng bildenden Gemeinschaftsgefühls, dadurch werden Risikobereitschaft, Lernen und Innovation in Eigenverantwortung und für das Ganze ermöglicht. Die Wahrscheinlichkeit, dass die angestoßenen Projekte (Themen) weitergeführt werden ist sehr hoch. Gemeinsame Visionen finden eine Plattform und werden durch Kommunikation mit den Interessierten weiterentwickelt, auch das Aufarbeiten von Problembereichen wird nicht vernachlässigt sondern findet oftmals erstmalig ernsthafte Zuhörer. Dennoch ist der Blick auf zukunftsorientierte Aktionsplanungen gerichtet.

Wirkung auf die Teilnehmer
Auch hier wurden erstaunlicherweise die Werte, der Prozess sowie die Atmosphäre und Kultur des Open Space-Ereignisses eher benannt als die Ergebnisse der verschiedenen Arbeitsgruppen. Kollektives Wissen wurde eingebracht. Die Selbstorganisation führte zur Annahme von Verantwortung für sich und die Gemeinschaft. Die Bereitschaft, mit Mut und Ehrlichkeit (hier auch innerhalb verschiedener Sozialschichten) zu kommunizieren erzeugte unter den Teilnehmern schnell eine "Lernende Gemeinschaft in Aktion".

Anwendbarkeit und Grenzen
Open Space kann in fast allen Organisationen zur Anwendung kommen. Sie ist am effektivsten für Organisationen, die sich in einer kritischen Veränderungsphase befinden z. B. aus einer bürokratisierten, nur schwerfällig funktionierenden Zeit in eine Phase radikaler Erneuerungen. Ein "nicht-funktionieren" von Open Space tritt ein, wenn man den Prozess in irgendeiner Weise kontrollieren möchte, sei es durch den Begleiter oder die Firmenleitung oder durch die Schulleitung. Dann werden Kreativität, Verantwortungsbewusstsein, Empowerment und Gemeinschaftsgeist reduziert. Deshalb kann Open Space nicht erfolgreich sein in der Anwendung auf sehr spezifische Fragestellungen. Open Space ist nur dann einzusetzen, wenn eine Methode gefragt ist, die mit der geringsten Strukturvorgabe und dem Höchstmaß an Selbstorganisation ein Ziel verfolgt. Es sollte ein vom ganzen System getragener, grundsätzlicher "Durchbruch" der Organisationskultur erwünscht sein. Dies kann die Implementierung von neuen Prozessen und Innovationen bedeuten.

Das Erlebnis
Open Space ist zum "Wohlfühlen", für die meisten Teilnehmer. Sie fühlen sich voller Energie und in unbeschreiblicher Weise "transformiert". Kaum zu erklären. Die theoretischen Modelle "Komplexer Systeme" oder die "Dynamische Systemtheorie" wären zu Erklärungen heranzuziehen. Dennoch ist es derzeit nicht möglich diese "Wohlfühlprozesse" in der Realität zu messen, da es nur unvollständige Modellerklärungen gibt um qualitative Veränderungen im Lernen, der Kreativität und Transformation, d. h. der dynamischen Parameter, zu beschreiben. Am besten ist es, an einer Open Space Konferenz teilzunehmen und sich dieses Erlebnis zu gönnen.